Perfiles Profesionales
Orientación Vocacional
Vocación vs. Carrera
Secretariado ejecutivo
Objetivos de la
carrera
Dar mayor eficiencia a la gestión organizativa
y administrativa de una empresa o institución.
Perfil Profesional
Este profesional se desempeña en servicios
de oficina del área administrativa, donde realiza labores de secretariado en apoyo
a las funciones ejecutivas y aporta al logro de un ambiente armonioso de trabajo
en equipo.
Posee conocimientos en técnicas de administración,
contabilidad básica, dominio básico de idiomas, uso computacional y dominio de técnicas de comunicación.
Tareas o actividades específicas que se realizan en la
profesión
Descongestiona al ejecutivo de tareas
administrativas y operativas.
Para
ello:
Organiza el trabajo de la oficina y maneja
adecuadamente los *recursos utilizados en el desarrollo de sus actividades.
Prepara calendarios de trabajo.
Organiza la agenda en coordinación con el
jefe, concertando y confirmando citas, coordinando reuniones y viajes.
Clasifica, ordena, codifica y archiva
documentos.
Redacta reportes y documentos en base a una
idea planteada por su superior.
Realiza correcciones ortográficas y
gramaticales de la documentación a producir.
Digita en computador toda clase de
documentos como cartas, memorándum, etc, corrige, elimina y realiza compaginaciones obteniendo
documentos de óptima presentación haciendo uso de *editores de textos.
Elabora y traduce documentos en idioma
extranjero.
Atiende y distribuye llamadas telefónicas.
Lleva a cabo la recepción, distribución,
reproducción, manipulación y envío de documentación e información vía Fax y
correo electrónico.
Organiza la correspondencia a ser enviada y
también la recibida, de acuerdo a normas establecidas.
Almacena, recupera e imprime en forma
computacional, información y registros de la empresa.
Hace uso de trabajo en red e Internet.
Confecciona formularios de pagos de *imposiciones
y declaración de impuestos.
Asegura la preservación de los documentos y
lleva control de los archivos.
Maneja un sistema de control y seguridad de
la información confidencial.
Planifica la eliminación y disposición de
la documentación obsoleta e inactiva.
Opera el computador y organiza *archivos, *directorios,
copia, borra, cambia de nombre y da *formato a discos, utilizando *Sistema
Operativo Windows.
Arma, modifica e imprime diferentes hojas
de trabajo, ya sea de información *financiera, de información *estadística,
plantillas de cálculos *contables, información de ventas y compras, etc., haciendo
uso de *Excel.
A solicitud de su superior elabora
informes, respecto de hechos o situaciones producidas dentro y fuera de la
empresa.
Atiende y da buen servicio a clientes.
Realiza actividades comunicacionales y de *relaciones
públicas, manteniendo una comunicación fluida con otras organizaciones que se
relacionan con la empresa.
Desarrolla eventos y certámenes respetando
un protocolo y diplomacia.
Prepara presentaciones visuales haciendo
uso de *software.
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Campo Ocupacional
Empresas Públicas
Empresas Privadas
Bancos
Compañías de seguro
Administradoras de Fondos de Pensiones
(AFP)
Ministerios
Consulados
Colegios Fiscales y Particulares
Organizaciones no gubernamentales
Microempresas Propias
Agencias de Viajes
Agencias de Publicidad
Instituciones promotoras de Eventos Sociales y Culturales
Aeropuertos
Empresas de Telecomunicaciones
Duración aproximada de los años de estudio
2 a 3 años
Principales asignaturas contempladas en el plan de estudios
Asignaturas de
formación Básica.
Comunicación Oral y Escrita (3 semestres)
Área profesional
Organización y *Administración de Oficina
Técnicas de Secretaría (3 semestres)
Redacción Comercial (2 semestres)
*Mecanografía
*Taquigrafía y *Transcripción
*Documentación Mercantil
*Técnicas de Archivo
Inglés Comercial (2 semestres)
*Software de Aplicación (Windows-Internet)
Organización de Eventos
Etiqueta y Protocolo
*Marketing y Publicidad
Ética Profesional
Asignaturas de formación Complementaria
*Contabilidad Básica
*Contabilidad de Costos y Servicios
*Legislación Laboral
*Legislación Tributaria
Psicología del Trabajo
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Vocación,
Habilidades e Intereses necesarios en el postulante a esta carrera.
Intereses.
Motivado por el servicio a las personas.
Orientado al logro de objetivos concretos.
Gusto por la *gestión.
Interés por el detalle y rigurosidad en la
organización de trabajos o actividades.
Valoración por la información y el cuidado y
orden de sus cuadernos y libros.
Interés por el trabajo en equipo.
Gusto por la manipulación de papeles y artículos de escritorio.
Agrado por el orden y la buena presentación, tanto personal como del espacio donde convive.
Agrado por un ambiente de oficina.
Habilidades.
Capacidad de organización
Habilidad negociadora
Habilidades de comunicación oral y escrita
Buena Ortografía
Capacidad de síntesis
Aceptación de normas de protocolo y de
cortesía
Buenas relaciones interpersonales
Vocación.
Vocación de servicio, asistiendo a las
personas en la organización y armonía del desarrollo de un trabajo.
O cualquier sueño o anhelo específico que se sienta involucrado u
orientado hacia esta dirección.
Personalidad del
postulante.
Práctico
Proactivo
Observador de la actitud de las personas
Conciliador
Convencional
Ámbito de trabajo
Urbano
Trabajo de oficina
En contacto con personas
Carreras afines y relacionadas
Técnico Jurídico (Asistente Judicial), Técnico en Administración de Empresas, Técnico en
Administración Pública, Técnico en Administración de Recursos Humanos, Técnico
en Administración Turística.
*Glosario de Términos
*Administración:
Administrar: dirigir,
gobernar, conducir, determinar el rumbo, determinar las *políticas a seguir.
*Archivos: Conjunto de documentos conservados por personas públicas o
privadas con fines de información, de gestión, defensa de derechos,
investigación, etc.
*Contabilidad Básica: Orden adoptado para llevar las cuentas en debida forma.
*Contabilidad de
Costos: Registro de los costos de las Organizaciones,
identificando los tipos de costos existentes dentro de una empresa ya sea
provenientes de la producción, por material averiado, etc. aplicando distintos
sistemas para su cálculo y haciéndola útil en la toma de decisiones.
*Contables: Relativo a la *Contabilidad.
*Directorio: En informática un directorio
es un contenedor virtual, equivalente al índice de los libros tradicionales en
papel; que entrega información acerca
del nombre de los archivos que contiene, haciendo alusión a su contenido,
propósito o cualquier otro criterio del usuario.
*Documentación Mercantil: Son aquellos documentos comerciales que merecen confianza y
credibilidad. Sirven para aprobar la realización de una operación mercantil.
Ejemplos: Recibos,
Facturas, Cheques, Pagarés, Letras de Cambio.
*Editor de texto: Es un *software destinado a la creación o modificación de
documentos escritos por medio de una computadora.
*Excel: Es un *software destinado a manejar hojas de cálculo, incorporando
en él fórmulas matemáticas utilizadas normalmente en tareas *financieras y
*contables.
*Estadísticos: Estadística: La estadística es una ciencia con base matemática que busca explicar *fenómenos aleatorios. En ello recolecta, analiza e interpreta datos con el objeto de resumir y describir las características de un conjunto de datos.
*Fenómeno Aleatorio: fenómeno que se produce al azar, no sigue un patrón, secuencia u
orden determinado.
*Financiera:
Finanzas: Las Finanzas tratan
la obtención y determinación de los flujo de fondos (entrada y salida de
dinero) que requiere la empresa, además de la distribución y administración de esos fondos con el objeto
de maximizar el valor económico de la empresa.
*Formato a discos: Dar formato a un disco es prepararlo para recibir información,
organizándolo en pistas y sectores que servirán de referencia para la
localización de la información en el disco.
*Gestión: Gestionar: Hacer las averiguaciones y trámites para sacar
adelante un proyecto o tarea.
*Imposiciones: Aportes monetarios que realizan los trabajadores y sus empleadores
a las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP). Estos tienen por objeto
asegurar una pensión al trabajador al término de su período activo.
*Legislación Laboral: conjunto de principios y normas jurídicas que regulan las
relaciones entre empleador y trabajador.
*Legislación Tributaria:
Conjunto de
normas jurídicas que establecen el pago obligatorio de impuestos, los que se destinan
al sostenimiento de los gastos públicos y del Estado.
*Marketing: Rama de la
administración de empresas que estudia todas las funciones que debe realizar
una empresa para investigar las necesidades del consumidor y traducir dicha
información en la creación , producción e introducción de nuevos productos al
mercado, para lo cual se requiere
desarrollar actividades de investigación de mercados, planificación del
producto, promoción de ventas, ventas y distribución de él.
*Mecanografía: Introducción de texto en un dispositivo por medio de un teclado, como los que
poseen los computadores o las calculadoras.
*Políticas: criterios, modos o puntos de vista desde los que se enfrenta una
situación.
*Recursos: Con lo que se cuenta o a lo que se puede recurrir para apoyar
nuestros propósitos.
*Relaciones Públicas:
Disciplina orientada a las estrategias y
acciones comunicacionales de la empresa.
*Sistemas Operativos: Corresponde al estudio del software o conjunto de programas dedicados
al funcionamiento interno del computador e interpretación de las órdenes dadas
por el usuario.
*Software: Término general con que designa los
diversos tipos de programas computacionales.
*Taquigrafía: Sistema de escribir tan ligero como se habla utilizando signos
especiales.
*Técnicas de Archivo: Forma de recepcionar, ordenar, clasificar y conservar
adecuadamente los documentos en un lugar determinado con la finalidad de
localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas o deterioros.
*Transcripción: Traspaso de un texto escrito de un sistema de
caracteres a otro, como puede ser traspasar algo escrito en signos
taquigráficos a los caracteres propios del idioma.
Más carreras en: http://www.mi-carrera.com
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